Az eszközök nyomon követésének és a megfelelő információk helyes visszaadásának alapja a készülékekkel kapcsolatos adatok nyilvántartása. Ennek megfelelően a rendszer felhasználónként nyilvántartja a regisztrált eszközöket, ezek azonosító és leíró adatait és egyéb, működtetésükhöz szükséges adatokat.

A nyilvántartások vezetése részben a Szolgáltató, részben a felhasználó feladata. A készülékek nyilvántartásba vétele vagy onnan való eltávolítása, a készülékek műszaki paramétereinek beállítása és karbantartása a Szolgáltató hatáskörébe tartozik; a további, jellemzően leíró adatok kezelése pedig a felhasználó felelőssége. A nyomkövető alkalmazásban az egyes eszközök beállítási funkciói biztosítják ez utóbbiak elvégzését.

Az eszköz beállításait az alábbi lépések után tekinthetjük meg vagy módosíthatjuk: A térképen vagy az Eszközök menüben válasszunk ki egy járművet. Megnyílik az eszköz adatlapja. Az Eszköztárban a Beállítás ikonra kattintunk. Megjelenik a beállítás választó. Kiválasztjuk a kívánt beállítást. Megjelenik a beállítás adatlapja. Megadjuk és elmentjük a szükséges adatokat. A választható beállítások Általános beállítások Időzóna Mértékegységek Csoport megadása Nyomvonal Szegmentálás